Hồ sơ visa Nhật Bản có đặc điểm khác hẳn các nước khác: cơ quan đại diện không thông báo lý do từ chối và áp dụng thời gian chờ trước khi cho nộp lại cùng mục đích. Điều đó có nghĩa là bạn gần như chỉ có một cơ hội làm đúng, và việc rà soát hồ sơ trước khi nộp quan trọng hơn nhiều so với các thị trường khác.
Ai chi trả chuyến đi — câu hỏi định hình cả bộ hồ sơ
Đây là điểm khác biệt lớn nhất của hồ sơ Nhật Bản. Cơ quan xét duyệt phân biệt rõ ba trường hợp:
- Bạn tự chi trả: cần chứng minh thu nhập và tài chính của chính bạn
- Người thân tại Việt Nam chi trả: cần giấy tờ chứng minh quan hệ và tài chính của người đó
- Người mời tại Nhật chi trả: cần giấy bảo lãnh cùng giấy tờ thu nhập, cư trú của người mời
Chuẩn bị nhầm nhóm giấy tờ đồng nghĩa với việc bộ hồ sơ thiếu chứng từ bắt buộc.
Lịch trình: giấy tờ bị đánh giá nghiêm khắc nhất
Lịch trình không phải thủ tục hình thức. Cơ quan xét duyệt đọc lịch trình để kiểm tra tính hợp lý của chuyến đi: quãng đường di chuyển giữa các điểm, thời gian lưu lại từng nơi, và sự khớp nhau giữa lịch trình với vé máy bay, khách sạn đã đặt.
Một lịch trình nhảy cóc giữa các vùng xa nhau trong thời gian ngắn, hoặc có ngày trống không giải thích, là dấu hiệu khiến hồ sơ bị xem xét kỹ hơn.
Chuẩn bị hồ sơ tài chính
Nguyên tắc giống các thị trường khó khác: tính ổn định quan trọng hơn con số. Lương về đều hàng tháng, tiết kiệm hình thành theo thời gian và tài sản gắn bó tại Việt Nam là những yếu tố có sức thuyết phục cao nhất.